Pengarahan Dalam Manajemen

PENGARAHAN DALAM MANAJEMEN

1. A.    Latar Belakang

Dalam suatu organisasi pasti ada suatu perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Hal- hal tersebut sangatlah penting dan saling berkesinambungan antara yang satu dengan yang lain, demi tercapainya suatu tujuan yang ditentukan.


Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

Seorang menejer merupakan seoarang pimpinan dalam organisasi tersebut haruslah selalu mengretahui kondisi anggota, namun kebanyakan dari mereka melupakan hal itu. Mereka hanya sibuk dan selalu dipusingkan dengan tuhgasnya sendiri. Alhasil, hasil yang dicapai kurang dapat maksomal sesuai dengan rencana.

Anggota juga perli diperhatikan dalam pelaksanaan tugasnya, supaya mereka mempunyai semangat kerja. Oleh karena itu seorang manajer yang baik haruslah slalu mengarahkan anggotanya, entah itu dengan cara memotivasi dan lain sebagainya.

Motivasi merupakan hal penting yang dibutuhkan oleh anggota, tanpa motivasi mereka akan bekerja dengan asal- asalan, sehingga hasil yang didapat kurang memuaskan

1. B.     Konsep Dasar

Hampir tidak ada orang yang mampu menjadikan dirinya sendiri tanpa bantuan orang lain. Begitu pula dengan bawahan, hamper seluruh hidupnya, dalam suatu organisasi bawahan perlu petunjuk dan bimbingan dari pimpinan maupun sisitem organisasi, baik secara langsung maupun berupa norma yang tertulis.

Suatu pengarahan dapat diberikan suatu batasan baik yang bersifat umum maupun spesifik, bergantung pada frekuensi kerja dan motif usaha yang dikembangkan. Pengarahan dapat diberikan batasan sebagai suatu proses pebimbingan, pemberian petunjuk dan intruksi kepada bawahan agr mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Pengarahan berarti menentukan kepada bawahan tentang apa yang harus mereka kerjakan dan tak boleh dikerjakan. Pengarahan menetukan atau melarang jenis prilaku tertentu.

1. C.    Tujuan Pengarahan

Hampir setiap manajer mengoprasikan fungsi pengarahan dengan menekankan pada keluaran yang mungkin dihasilkan sekaligus mewujudkan keinginan yang dicapai.

Secara umum tujuan pengarahan adalah sebagai berikut :

1. Menjamin Kontinuitas Perencanaan

Suatu perencanaan dilakasanakan untuk menjamin kelangsungan perencanaan. Artinya, perencanaan yang ditetapkan walaupun bersifat fleksibel  namun  prinsip yang tekandung di dalamnya harus tetap dijamin kontinuitasnya.

1. Membudayakan Prosedur Standar

Denagan adanya pengarahan diharapkan prosedur kerja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya sehingga lambat laun menjadi suatu kebiasaan.

1. Menghindari Kemangkiran yang Tak Berarti

Kemangkiran adalan kondisi ketika seorang tidak berada di tempat kerjanya di luar penyebab yang jelas dan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dengan adanya fungsi pengarahan ini dimaksudkan agar karyawan yang ada terhindar dari kemangkiran yang tak berarti.

1. Membina Disiplin Kerja

Tujuan lain dilakasanakannya fungsi pengarahan adalah agar tebina disiplin kerja dilingkungan organisasi. Disiplin dapat diartikan sebagai suatu sikap mental yang menyatu dalam kehidupan yang mengandung pemahaman terhadap norma , nilai, dan peraturan, dalam melaksanakan hak dan kewajiban kehidupan (Wiraputra, 1987). Disiplin kerja yang terbina akan memberikan dampak positif terhadap perusahaan, yaitu naiknya produktivitas kerja, baik menyangkut kualitas maupu  kuangtitasnya (Siswanto, 1087).

1. Membina Motivasi yang Terarah

Penerapan fungsi pengarahan juga memiliki tujuan membina motivasi kerja yang terarah kepada karyawan. Maksudnya, karyawan melaksanakan pekerjan sambil dibimbing dan diarahkan untuk menghindari kesalah prosedur yang berdampak terhadap keluarannya.

1. D.    Peran Komunikasi Dalam Pengarahan

Komunikasi dalam suatu organisasi dapat diidnetikkan dengan system saraf dalam suatu organisasi yang hidup. Komunikasi memiliki peran yang penting karena tanpa komunikasi apa yang ada dalam diri seseorang tidak akan sampai pada orang lain. Komunikasi adalah suatu proses penyampain informasi atau pengertian dari pengirim pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda atau symbol yang sama, baik yang bersifat oral maupun bukan oral (Siswanto, 1988).

Dalam hubungannya dengan organisasi, informasi dapat mengalir vertikal, horizontal, maupun diagonal.

1. Sistem Komunikasi Vertikal

Sistem komu nikasi vertikal berlasung dari atas maupun dari bawah.

1. Sistem Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini terjalin antar department, unit, dan bagian dalam suatu hierarki organisasi.

1. Sistem Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur kominikasi yang sangat langka . Akan tetapi dalam kondisi tertentu menjadi amat pengting, khususnya apabila para bawahan tidak bisa berkomunikasi secara efektif melui media lainnya.



Delapan ekelemen pokok komunikasi menurut Stoner dan Wankel (1986 : 501-504) meliputi :

1. Pengirim (Sender atau Source)

Pengirim adalah seseorang yang memiliki informasi kebutuhan atau keinginan, dan sebuah maksud untuk disampaikan kepada satu atau lebih orang lain.

1. Penyandian ( Encoding)

Aktivitas ini berlangsung manakala pengirim menerjemahkan informasi yang akan dikirim ke dalam serangkain symbol.

1. Pesan (Message)

Pesan adalah bentuk fidik ketika pengirim menyandikan informasi.

1. Saluran (Channel)

Saluran adalah media pengirim dari satu orang ke orang lain.

1. Penerima (Receiver)

Penerima adalah orang yang indranya menangkap pesan pengrim.

1. Pengurai Sandi (Decoding)

Pengurai sandi adalah proses penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya ke dalam informasi yang bermakna.

1. Gaduh (Noise)

Gaduh adalah salah satu factor yang mengacaukan, membingungkan, atau mengganggu informasi.

1. Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik adalah suatu perbalikan proses komunikasi ketika reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan.



Schramm and Robert (1973) menampilkan apa yang disebut the condition of success in communication (kondisi yang harus dipenuhi agar pesan mendapat respons yang sesuai) antara lain :

1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian komunikan.


2. Pesan harus menggunakan lambing-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.


3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara ubtuk memperoleh  kebutuhan tersebut.


4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memproleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok nketika komunikan berda pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki (Effendi, 1993: 41-42)

Dalam fungsi pengarahan manajer juga juga dituntut untuk memankan komunikasi melalui proses pembimbingan dan penyeliaan para bawahan. Oleh karena itu perlu adanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisai.

1. E.     Laporan

Laporan sebenarnya dapat diberikan suatu batasan namun batasan tersebut tidak mengikat batasan lain. Moekijat (1980 : 505-506) memberikan batasan laporan (report) sebagai berikut :

1. Laporan adalah pengenal informasi nyata yang ditujukan kepada orang tertentu untuk tujuan tertentu.


2. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi.


3. Laporan adalah komunikasi ketika penulis membuat beberapa kesimpulan atau rekomendasi mengenai fakta atau keadaan  yang telah diselidiki.

Manfaat dari pembuatan laporan yaitu :

1. Tanggung gugat atau pertanggung jawaban dan pengendalian


2. Penyampaian informasi


3. Masukan pengambilan keputusan


4. Alat membina kerja sama dan koordinasi


5. Alat pengembangan gagasan dan tukar menukar pengalaman

Laporan yang efektif minimum memenuhi kriteria sebagai berikut :

þ  Benar dan objektif

þ  Jelas dan terandal

þ  Efektif

þ  Tegas dan taat asas (konsisten)

þ  Tepat waktu

þ  Lengkap

þ  Tepat sasaran